A. PROSES PERENCANAAN
1. Pengertian, Manfaat Dan Langkah-Langkah Perencanaan
a) Defenisi Perencanaan
b) Tujuan perencanaan
Ø Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
Ø Dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat rencana berikutnya.
Ø Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
Ø Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
Ø Membuat tujuan lebih jelas, terperinci dan lebih mudah dipahami.
Ø menghemat sumber daya yang diperlukan dalam mencapai sasaran.
Ø Mempermudah dalam mendekteksi bila terjadi pernyimpangan dalam pelaksanaannya.
Ø Membantu memperkirakan peluang dimasa yang akan datang.
c) Langkah-langkah menyusun perencanaan
Ø Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Ø Merumuskan keadaan saat ini
Ø Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan
Ø Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap Dasar Perencanaan :
2. Hubungan Fungsi Perencanaan Dengan Fungsi Manajemen Lainnya
TAHAP
|
KEGIATAN
|
1
|
Menetapkan tujuan
|
2
|
Merumuskan keadaan sekarang
|
3
|
Mengidentifikasi kemudahan, hambatan / ancaman
|
4
|
Mengembangkan serangkaian kegiatan
|
5
|
Pencapaian tujuan
|
a) Perencanaan Vs Pengorganisasian
b) Perencanaan Vs Pengarahan
c) Perencanaan Vs Pengawasan
3. Tipe-Tipe Perencanaan
a. Dasar pengklasifikasian rencana :
q Bidang fungsional
q Tingkatan organisasional
q Sifat rencana
q Waktu
q Unsur-unsur rencana
b. Tipe utama rencana (pengelompokkan rencana), yaitu :
1) Rencana Strategis (strategic plans):
Langkah-langkah proses penyusunan strategic ini :
q Penentuan misi dan tujuan
q Pengembangan profil perusahaan
q Analisa lingkungan eksternal
q Analisa internal perusahaan
q Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic.
q Pembuatan keputusan strategic
q Pengembangan strategi perusahaan
q Implementasi strategi
q Peninjauan kembali dan evaluasi (strategic control).
2) Rencana operasional (operational plans):
Rencana operasional dibagi menjadi 2 (dua) bagian :
a. Rencana sekali pakai (single use plans)
b. Rencana tetap (standing plans)
4. Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif
1. Jenis hambatan dalam mengembangkan rencana yang efektif
q Penolakan internal
q Penolakan Eksternal
5. Hambatan Pembuatan rencana Efektif
q Kurang pengetahuan tentang organisasi
q Kurang pengetahuan tentang lingkungan
q Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
q Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
q Biaya
q Takut gagal
q Kurang percaya diri
q Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.
5. Kriteria Penilaian Efektivitas Perencanaan
q Kegunaan
q Fleksibilitas
q Ketepatan dan obyektivitas
q Ruang Lingkup
q Efektivitas biaya
q Akuntabilitas
q Ketepatan Waktu
B. PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI
A. Misi Dan Tujuan Organisasi
Misi (Maksud) :
Tujuan :
Ada dua unsur penting tujuan, yaitu :
q Hasil akhir yang di inginkan diwaktu mendatang
q Usaha-usaha atau kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa :
q Tujuan umum (strategic)
q Tujuan khusus
q Tujuan akhir
Fungsi Tujuan bagi Organisasi :
q Pedoman bagi kegiatan
q Sumber legitimasi
q Standar pelaksanaan
q Sumber motivasi
B. Tipe-Tipe Tujuan
Perrow membagi 5 (lima) tipe tujuan, yaitu :
q Tujuan kemasyarakatan (societal goals)
q Tujuan keluaran (output goals)
q Tujuan system (system goals)
q Tujuan produk (product goal)
q Tujuan turunan (derived goals)
C. Proses Perumusan Tujuan
KOALISI EKSTERNAL
|
Manajer Pelaksana
|
TUJUAN
| ||
Pemegang saham, pemiliki modal, penyedia, langganan
| ||||
KOALISI INTERNAL
|
Sistem Nilai
| |||
Manajemen, manajer, karyawan, dsb
| ||||
TUJUAN INDIVIDU vs ORGANISASI
|
Bidang yang harus ditetapkan tujuan (Peter Drucker) , yaitu :
q Posisi pasar
q Produktivitas atau efisiensi
q Sumber daya phisik dan keuangan
q Profitabilitas (tujuan laba).
q Inovasi
q Pengembangan manager
q Pengembangan sikap karyawan
q Tanggungajawab social publik
Dalam upaya proses perumusan tujuan yang efektif, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :
q Libatkan individu-individu
q Manajer puncak hendaknya menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan-tingkatan yang lebih rendah.
q Tujuan harus realistic
q Harus jelas
q Tujuan-tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana
q Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum
q Tinjau kembali tujuan yang telah ditetapkan
D. Management By Objectives (Mbo)
Hakekat MBO :
Unsur-Unsur Umum Sistem MBO
q Merumuskan tujuan secara jelas
q Komitmen pada program
q Mendidik dan melatih manajer
q Penetapan tujuan manajemen puncak dan harus dapat diukur.
q Penetapan tujuan perseorangan
q Mendorong partisipasi bersama
q Otonomi dalam implementasi rencana
q Peninjauan kembali prestasi (umpan balik)
Kekuatan Dan Kelemahan Mbo
Ø Kekuatan MBO
q Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
q Membantu dalam perencanaan
q Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.
q Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.
q Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu.
Ø Kelemahan MBO
q Membutuhkan waktu dan usaha
q Meningkatkan banyaknya kerta kerja
q Memerlukan banyaknya perubahan dalam struktur organisasi, pola wewenang dan prosedur pengawasan.
q Membutuhkan pelatihan baru baik bagi manajer maupun kepada karyawan.
q Penentuan deskripsi (uraian) jabatan sangat sulit dan memakan waktu
q Penetapan dan pengkoordinasian tujuan sangat sulit.
C.PEMBUATAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)
1. Defenisi Dan Tipe-Tipe Pembuatan Keputusan
Defenisi :
Tipe-tipe (klasifikasi) keputusan :
1. Keputusan yang diprogram dan tidak terprogram.
q Keputusan yamng diprogram (programmed decisions)
q Keputusan yang tidak diprogram (non programmed decisions)
2. Keputusan-keputusan yang dibuat dibawah kondisi kepastian, risiko dan ketidakpastian.
q Dalam kondisi kepastian (certainty) :
q Dalam kondisi risiko (risk) :
q Dalam kondisi ketidakpastian (uncertainty) :
2. Proses Pembuatan Keputusan
Ø Pemahaman dan perumusan masalah (identifikasi dan diagnosa masalah)
Ø Pengumpulan dan analisa data yang relevan
Ø Mengembangkan alternatif-alternatif
Ø Evaluasi alternatif-alternatif
Ø Pemilihan alternatif terbaik
Ø Implementasi keputusan
Ø Evaluasi hasil-hasil keputusan
3. Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan Kelompok
Hal-hal yang mempengaruhi dan menentukan apakah sebaiknya pembuatan keputusan kelompok digunakan atau tidak, antara lain;
1. Karakteristik-karakteristik situasi keputusan;
q Persyaratan kualitas
q Informasi yang cukup
q Situasi keputusan terstruktur
q Penerimaan keputusan (kepastian penerimaan keputusan)
q Tujuan organisasi
q Konflik yang akan timbul
2. Gaya pembuatan keputusan manajemen
Ada lima Gaya (Vroom-Yetton) pembuatan keputusan manajemen :
q Manajer membuat keputusan sendiri, dengan menggunakan informasi yang tersedia pada waktu tertentu.
q Manajer mendapatkan informasi yang diperlukan dari para bawahan dan kemudian menentukan keputusan yang sesuai.
q Manajer membicarakan masalah dengan para bawahan scara individual dan mendapatkan gagasan-gagasan dan saran-saran tanpa mengikut sertakan para bawahan sebagai suatu kelompok.
q Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan mengumpulkan gagasan-gagasan dan saran mereka dalam suatu pertemuan kelompok.
q Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan kelompok menyusun dan menilai alternatif-alternatif.
4. Metode-Metode Kuantitaf Dalam Pembuatan Keputusan
Berbagai teknik dan peralatan kuantitatif dalam pmbuatan keputusan dikenal sebagai teknik-teknik“management science” / “operation research (riset operasi)”.
Maksud dan Tujuan Riset Operasi :
Ciri-ciri Riset Operasi :
q Terpusat pada pembuatan keputusan
q Penggunaan metode ilmiah
q Penggunaan model matematika
q Efektivitas ekonomis
q Bergantung pada komputer
q Pendekatan tim
q Orientasi system
Tahap-Tahap Pendekatan Riset Operasi :
q Diagnosa masalah
q Perumusan masalah
q Pembuatan model
q Analisa model
q Implementasi penemuan
Berbagai Model dan Teknik Riset Operasi
Ø Cara pengelompokkan model-model
q Model normative
q Model deskriptif
Ø Jenis model dan teknik-teknik operasi
q Programasi linear (linear programming)
q Teori antrian (queuing theory) / Model garis tunggu
q Analisa network Teori permainan (game theory)
q Model rantai Markov (Markov chains)
q Programasi dinamik (dynamic programming)
q Simulasi (simulation)
Kebaikan dan Keterbatasan Penggunaan Riset Operasi
Ø Kebaikan :
q Memungkinkan untuk memerinci suatu masalah kompleks dan berskala besar menjadi bagian-bagian lebih kecil sehingga dapat memudahkan diagnosa dan dianalisa.
q Menghasilkan keputusan yang lebih baik, karena mengikuti berbagai prosedur logic dan sistematik.
q Membantu dalam penilaian alternatif-alternatif, sehingga memungkinkan untuk membuat pilihan yang tepat.
Ø Keterbatasan :
q Terlalu mahal atau banyak jenis masalah yang timbul
q Tidak dapat diterapkan secara efektif dalam banyak situasi
q Mudah menjadi teknik-teknik yang terpisah dari kenyataan
Pedoman penggunaan Riset Operasi secara Efektif
q Dukungan manajemen puncak
q Tanggungjawab manajerial bagi program
q Partisipasi manajer
q Penggunaan kebijakan manajrial
q Pengumpulan data scara cepat
q Aspek-aspek teknik tidak dibiarkan mendominasi
q Persiapan untuk kesulitan-kesulitan awal
q Penyimpanan laporan secara akurat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar