Konsep Dasar Manajemen

Sejarah Manajemen

1. Manajemen dapat dianggap sebagai suatu seni atau ilmu atau profesi.
2. Manajemen sukses ada semenjak tahun 5000 SM dan berkembang terus sampai saat ini melalui pendekatan klasik, perilaku kuantitatif dan modern.
3. Perkembangan terakhir manajemen berupa pemikiran tentang kriteria sukses dari perusahaan konsultan McKinsey.

Konsep Manajemen Masa Depan

1. Manajemen masa depan bertujuan meningkatkan ROI, produktivitas dan kualitas hidup manusia.
2. Manajemen masa depan mendasarkan tindakannya pada aspek kuantitatif dan perilaku manusia.
3. Manajemen masa depan akan menghadapi isu inflasi, sumber daya yang makin langka, nilai sosial budaya masyarakat, teknologi, hubungan karyawan dan manajemen, etika dan tanggung jawab sosial, konflik-konflik dan globalisasi.
4. Manajemen masa depan akan menghadapi masalah yang datang dari sektor industri dengan jasa dan untuk itu perlu informasi yang dicari dengan sistem informasi manajemen yang baik.

Tujuan Organisasi

1.  Tujuan organisasi penting dan perlu sebagai alat pemersatu kegiatan anggota organisasi.
2.  Manajemen berdasar tujuan perlu diketahui dan dihayati orang sehingga apa yang dikerjakan orang itu jelas, melibatkan semua orang, koordinasi tercapai, kegiatan terintegrasi, penilaian mudah.
3.  Pelaksanaan Manajemen Berdasarkan Tujuan berdasarkan keper-cayaan kemampuan dan dukungan.
4. Manajemen Berdasar Tujuan ada manfaat dan kelemahannya.

Strategi, Kebijakan, Program dan Taktik

1.  Setelah tujuan ditentukan langkah berikut yang perlu diambil oleh manajemen ialah menetapkan strategi, kebijaksanaan dan taktik untuk pencapaian tujuan tersebut.
2.  Strategi merupakan garis besar haluan organisasi. Kebijaksanaan menerjemahkan strategi dan taktik merupakan pelaksanaan strategi dan kebijaksanaan menghadapi situasi dan kondisi setempat.
3.  Tujuan, strategi, kebijaksanaan dan taktik digariskan berdasarkan proses pengambilan keputusan yang ilmiah, yang merupakan bagian proses perencanaan.
4. Strategi dan kebijaksanaan dapat dipilih dan banyak variasinya.

Batasan Perencanaan

1.  Perencanaan dan rencana bermanfaat bagi manajemen.
2.  Bagaimanapun juga perencanaan itu mungkin didasarkan prakiraan yang tak handal, masalah yang sama tak akan berulang kembali, cenderung kaku, mahal, dan perlu waktu.
3. Namun, hal yang disebut pada butir 2) dapat dihindari.

---

Teori Organisasi Klasik

1. Konsep tentang organisasi perlu diketahui dan dihayati agar kita memaklumi latar belakang adanya organisasi dan ikut mengembangkannya.
2. Konsep organisasi dibedakan ke dalam konsep klasik, neoklasik dan modern.
3. Konsep klasik terdiri atas konsep birokrasi, administrasi dan manajemen ilmiah.
4. Konsep birokrasi berakar pada konsep program rasional, sistem dan prosedur dan hubungan formal yang tidak personal. Konsep administrasi didasarkan pada disiplin, kesatuan perintah, kesatuan pengarahan, kepentingan umum, balas jasa, sentralisasi, rantai skalar, keadilan, stabilitas, inisiatif, dan semangat korps. Manajemen ilmiah berdasar kaidah dasar manajemen, yaitu penggunaan metode ilmiah, seleksi dan latihan ilmiah dan pengembangan karyawan secara ilmiah, pendekatan karyawan oleh manajer.

Teori Organisasi Neoklasik

1. Teori organisasi neoklasik mendekati organisasi sebagai kelompok orang dengan tujuan bersama.
2. Teori organisasi neoklasik hasil “pembenahan” teori organisasi klasik dengan unsur manusiawi lebih ditonjolkan.
3. Pembenahan meliputi aspek pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur organisasi, rentang kendali, di samping itu dimunculkan konsep tentang organisasi informal.

Teori Organisasi Modern

1. Teori organisasi modern merupakan teori yang mendekati masalah sebagai suatu sistem keseluruhan, memperhatikan berbagai variabel dan memahami proses dinamis.
2. Teori modern membicarakan keterkaitan bagian dalam sistem dan hubungan sistem dengan lingkungannya.
3. Menurut teori modern, organisasi terdiri dari bagian yang tersusun dalam sistem di mana orang di dalamnya berinteraksi mencapai tujuan.

Fungsi dalam Organisasi

1. Organisasi atau badan usaha dijalankan dengan berdasarkan fungsi. Dengan semakin kompleksnya organisasi maka pencapaian tujuan harus dilaksanakan oleh fungsi yang dipecah. Diferensiasi fungsional ke bawah menunjang usaha ini. Proses ini dikenal dengan nama fungsi garis.
2. Dengan makin berkembangnya perusahaan, kekompleksan fungsi yang perlu untuk melaksanakan tugas berkembang lebih cepat sehingga manajemen perlu bantuan melalui spesialisasi fungsi yang disebut staf. Penciptaan fungsi staf atau fungsi sekunder ini dengan mendiferensiasikan kegiatan ke luar dari rantai komando. Fungsi staf membantu dan memperlancar kerja fungsi garis.
3. Agar fungsi staf bermanfaat, harus jelas fungsinya, dibatasi jumlahnya, tugas pimpinan memang meningkat, staf diberi informasi yang diperlukan, diminta membuat, dan didorong berinisiatif.
4. Wewenang fungsional adalah izin menyiapkan dan mengharuskan perintah bertalian dengan aspek tertentu, inisiatif datang dari pimpinan sendiri dan wewenang ini mempercepat pelaksanaan tugas.

Hubungan dalam Organisasi

1. Tanggung jawab merupakan kewajiban seseorang yang diberikan padanya sesuai dengan kemampuan dan arahan yang apabila tidak dijalankan akan menimbulkan rasa kegagalan. Dasar pemberian tanggung jawab adalah harus lengkap tak boleh ada kesenjangan, tumpang tindih dan pecahnya perhatian.
2. Wewenang adalah turunan dari tanggung jawab; wewenang adalah kekuasaan untuk bertindak.
3. Pelaporan adalah aspek ketiga dari hubungan dan berupa wajib memberitahu atau wajib jawab atas hasil atau prestasi kerja seseorang. Pelaporan merupakan turunan tanggung jawab dan wewenang.

Pengertian dan Ruang Lingkup Kepemimpinan

1. Struktur adalah pola hubungan komponen atau bagian suatu organisasi. Struktur merupakan sistem formal hubungan kerja yang membagi dan mengkoordinasikan tugas orang dan kelompok orang agar tujuan tercapai.
2. Struktur harus mengikuti strategi sesuai dengan teknologi organisasi dan lingkungan luar serta mengakomodasi orang di dalam sistem dan harus pula mengakomodasi besar organisasi.
3. Komponen struktur adalah spesialisasi, delegasi dan koordinasi.
4. Ada struktur formal, informal. Ada pula struktur mekanistik dan organik, serta struktur lain.

Pengarahan

1. Pengarahan merupakan langkah penting antara persiapan dan kegiatan operasi; pengarahan merupakan pemberian perintah, menunjukkan pada bawahan apa yang harus dikerjakan.
2. Karakteristik perintah ialah (a) agar dituruti maka perintah harus beralasan, (b) perintah harus lengkap tentang apa yang harus dikerjakan dan kapan, (c) perintah harus jelas bagi mereka yang akan mengerjakannya.
3. Perintah tertulis perlu apabila, meliputi banyak orang, pelaksana-annya memakan waktu, masalahnya kompleks dan rinci, dan perlu pengawasan tentang pelaksanaan atau perlu diakhiri kalau tak dibutuhkan lagi.
4. Proses pengarahan dapat disederhanakan dengan adanya praktik standar dan indoktrinasi.
5. Pengarahan konsultatif ideal, namun perlu dijaga dampak negatifnya.

Pengkoordinasian

1. Koordinasi diperlukan agar segala kegiatan sinkron terpadu tertuju pada pencapaian tujuan bersama.
2. Koordinasi didapat dengan menyederhanakan organisasi, strategi-kebijaksanaan-program yang harmonis, metode komunikasi yang baik, koordinasi sukarela dan supervisi.
3. Koordinasi dapat dilakukan secara vertikal maupun horizontal di dalam organisasi yang formal dan yang informal.

Komunikasi Motivasi dan Kepemimpinan

1. Komunikasi dan motivasi merupakan faktor penentu kepemimpinan. Mereka yang menjalankan komunikasi dan motivasi yang baik terjamin akan menjadi pemimpin yang baik pula.
2. Komunikasi yang efektif memerlukan persyaratan tertentu, yaitu orang harus mendengarkan, memberikan umpan balik, langsung pada masalahnya, menggambarkan situasi dan meringkas.
3. Motivasi yang baik menciptakan iklim di mana orang akan selalu bersedia mengikuti apa yang dikehendaki dari mereka dan meningkatkan prestasi dan kepuasan bekerjanya.
4. Kepuasan bekerja tercapai melalui pemenuhan kebutuhan yang beraneka ragam baik fisik, keamanan, sosial, penghargaan dan penyatuan diri. Ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu menciptakan kelompok dinamis, menghindari isolasi organisasi, memperkaya jabatan, menyusun kembali arus kerja, memecah peranan yang sudah mapan, memberikan status, desentralisasi dan menyeimbangkan kebebasan dan ketertiban.

Proses Pengawasan

1. Pengawasan adalah usaha menetapkan standar, melakukan pemeriksaan hasil, pembandingan hasil dengan standar, penentuan penyimpangan dan tindakan perbaikan.
2. Apabila tak ada penyimpangan, dilakukan tindakan mempertahan-kan situasi (maintain the situation); apabila ada penyimpangan dilakukan maka digunakan manajemen pengecualian dengan tindakan perbaikan bila penyimpangan adalah masalah dan tindakan mengambil kesempatan yang terbuka bila situasi yang dihadapi memberikan kesempatan.
3. Pengawasan dapat intern (disiplin diri dan latihan tanggung jawab) dan ekstern (pengawasan prakegiatan, pengarahan, ya/tidak dan pasca-kegiatan).
4. Pengawasan bertalian erat dengan perencanaan pengorganisasian, pengarahan dan pengkoordinasian.
5. Pengawasan perlu agar kita dapat menanggulangi kesulitan yang timbul karena adanya perubahan, kekompleksan sistem, kesalahan, dan delegasi.
6. Hal yang penting dalam pengawasan adalah keseimbangan antara kebebasan individual dengan pengawasan organisatoris.

Metode Pengawasan

1. Metode pengawasan itu berjenis-jenis dan dapat diterapkan pada masukan, proses dan keluaran.
2. Metode pengawasan yang dimaksud terdiri atas metode pengawasan prakegiatan, selama kegiatan, pasca-kegiatan, penilaian kerja, pembayaran dan imbalan, MBO, karyawan dan kedisiplinan, berdasar anggaran dan sistem informasi.

Pengawasan yang Efektif

1. Pengawasan saja tidak cukup, karena reaksi manusia selalu negatif terhadapnya.
2. Pengawasan harus efektif dan persyaratan untuk itu perlu dipenuhi

Lingkungan Organisasi Bisnis

1. Lingkungan organisasi atau bisnis mempengaruhi kegiatan organisasi atau bisnis baik secara positif maupun negatif. Oleh karena itu, lingkungan organisasi yang terdiri atas lingkungan ideologi, politik-hukum, ekonomi, sosial-budaya, teknologi dan pertahanan-keamanan perlu diperhatikan dalam arti hal yang sifatnya kritis, berubah dan dampaknya perlu diidentifikasi, dipantau dan diramalkan oleh para pengelola organisasi dan bisnis.
2. Lingkungan ini selalu berubah, dinamis sifatnya sehingga harus selalu diwaspadai setiap waktu.

Konflik

1. Konflik itu bermacam-macam, sumbernya pun bermacam-macam.
2. Konflik perlu dikelola dengan baik agar tidak merugikan jalannya perusahaan. Teknik pengelolaan konflik adalah (a) penyelesaian soal atau konfrontasi, (b) adanya tujuan yang di atas segala-galanya, (c) penambahan sumber daya, (d) penghindaran, (e) penghalusan, (f) kompromi, (g) pemaksaan, dan (h) pengubahan struktur organisasi.
3. Kadang-kadang konflik perlu distimulasi, yaitu dengan (a) mengubah struktur organisasi, (b) komunikasi, (c) menggunakan orang luar, (d) meningkatkan persaingan, dan (e) menunjuk orang sebagai pemrakarsa pendapat yang selalu beda dengan konsensus.

Manajemen Perubahan

1. Kekuatan intern dan ekstern menciptakan kebutuhan akan perubahan yang mungkin diterima, mungkin juga mengalami hambatan karena satu dan lain hal.
2. Perubahan dapat terjadi pada orang, struktur, teknologi, dan masyarakat.
3. Proses perubahan melalui langkah tertentu.
4. Perubahan memerlukan iklim tertentu demi tumbuh suburnya faktor perubahan, yaitu disiplin inisiatif, kreativitas dan inovasi.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

1. SIM penting dan perlu karena memberikan informasi bagi manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan.
2. Rancang bangun SIM didasarkan pada analisis terhadap permintaan dan penawaran akan informasi.
3. Informasi yang baik adalah yang uniform, lengkap, jelas dan tepat waktu tersedianya.
4. SIM yang efektif apabila memperlancar pencapaian tujuan organisasi, dimanfaatkan anggota organisasi, berkualitas teknis, mendapatkan dukungan dan partisipasi manajemen serta semua anggota terlibat dalam perancangan bangunnya.

Sistem Pemantauan dan Penilaian Manajemen

1. SPPM adalah sistem untuk melihat apa yang terjadi, menganalisis dan mendiagnosisnya serta mengukur hasil yang dibandingkan dengan standar ukuran tertentu.
2. SPPM perlu agar segala sesuatu yang dilakukan itu terkoordinasikan, terintegrasikan dan sinkron. Hal yang dicari adalah konsistensi, sumber daya cukup, perkiraan keadaan lingkungan, pencapaian tujuan, dan rencana yang berkelanjutan.
3. SPPM menggunakan kriteria yang kuantitatif dan kualitatif. Kriteria kuantitatif berwujud, sedang kriteria kualitatif adalah konsistensi, ketepatan dan dapat dilaksanakan.
4. Isu penting dalam SPPM adalah kapan penilaian dilakukan, siapa yang dinilai, di mana dan berapa banyak penilaian dilakukan. Selain itu SPPM harus menghasilkan informasi tepat waktu.

Sistem Pengawasan Manajemen

1. SPM adalah proses dan struktur sistematika yang terorganisasi yang dipakai manajemen dalam usahanya mengawasi; ini mencakup segala metode, prosedur, dan sarana yang menjamin segala sesuatu sesuai dengan tujuan, strategi, kebijaksanaan dan program organisasi.
2. Komponen pengawasan itu adalah sensor, selector, effector dan jaringan komunikasi.
3. Proses SPM adalah pembuatan program, anggaran, operasi dan pengukuran, serta pelaporan dan analisis.

Manajemen Bisnis Kecil, Sedang/Menengah dan Besar

1. Bisnis kecil adalah bisnis dengan karyawan sebanyak 5 – 19 orang, bisnis sedang/menengah mempekerjakan 20 – 99 karyawan, dan bisnis besar mempunyai 100 karyawan atau lebih.
2. Perencanaan pada bisnis kecil sifatnya jangka pendek, pada bisnis sedang/menengah perencanaannya jangka menengah, sedang pada bisnis besar perencanaannya sifatnya jangka panjang.
3. Organisasi pada bisnis kecil sifatnya sederhana, organisasi pada bisnis sedang/menengah bersifat fungsional, sedang pada bisnis besar organisasinya bersifat divisional.
4. Pengarahan, koordinasi dan pengawasan pada bisnis kecil dilakukan oleh pemilik bisnis; pada bisnis sedang/menengah dan besar, pengarahan, koordinasi dan pengawasan berdasarkan sistem.

Manajemen Bisnis Internasional

1. Bisnis internasional atau badan usaha multinasional adalah perusahaan yang mengadakan kegiatan di dua negara atau lebih secara bersamaan.
2. Alasan melakukan kegiatan di negara lain adalah mendapatkan laba, memperluas pasar, mendapatkan bahan, memperoleh dana dan mendapatkan tenaga kerja dengan upah yang murah.
3. Kegiatan yang dilakukan beraneka ragam: impor-ekspor, lisensi, kontrak manajemen, perusahaan patungan (joint ventures), pendirian cabang.
4. Di dalam melakukan bisnis mereka mengkaji lingkungannya, mengidentifikasi perbedaan, mengubah konsep manajemen, melaksanakan perubahan dan adaptif.
5. Bisnis internasional menjalankan fungsi manajemen pada peringkat yang maju, seperti perencanaan jangka panjang, organisasi berdasar divisi, pengarahan dan koordinasi serta pengawasan berdasar sistem yang canggih.

Etika Bisnis dan Tanggung Jawab Sosial Bisnis dan Good Corporate Governance

1. Etika bisnis adalah standar dan prinsip yang menjadi pedoman tindakan dan putusan manajer, serta menentukan apakah tindakan dan putusan itu baik atau buruk, benar atau salah secara moral.
2. Tanggung jawab sosial bisnis adalah kewajiban bisnis bertindak dengan cara memperhatikan dan melayani kepentingan organisasi sendiri dan kepentingan publik.
3. Tanggung jawab sosial bisnis dilakukan oleh manajer yang memiliki etika bisnis yang tinggi.
4. Etika bisnis yang tinggi dapat dimiliki oleh para manajer yang diseleksi dengan baik, yang melakukan tindakan berdasar kode etika, melakukan kepemimpinan/keteladanan yang baik, berkiblat pada tujuan, GCG, mendapatkan pelatihan etika, dinilai secara komprehensif, diaudit sosial dan mempunyai penasihat yang baik.